A ansiedade, o nervosismo e o sentimento de realização são algumas das emoções vivenciadas em um dos dias mais importantes da trajetória de um pesquisador: a defesa de seu trabalho diante da banca examinadora. Mesmo com a aprovação, o percurso para a obtenção do certificado do título ainda exige outras providências. Entre elas está o depósito legal, a etapa que se refere à entrega obrigatória de teses, dissertações, Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs) e monografias para inclusão no acervo da instituição.

De responsabilidade da Biblioteca Universitária (BU) na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), esse serviço compreende também a guarda das publicações de cunho literário ou técnico-científico editadas pelas unidades acadêmicas ou administrativas, como livros e periódicos, manuais, cartilhas, anais de congressos e seminários, entre outros. Conforme avalia a bibliotecária-documentalista Joana Carla Felício, coordenadora da Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Tratamento da Informação (DECTI), o depósito legal garante o acesso, a democratização do conhecimento para a comunidade acadêmica e para sociedade, preservando o patrimônio científico da UFSC para as futuras gerações. “É um compromisso da BU/UFSC promover o acesso, a disseminação e a preservação da memória técnico-científica institucional”, afirma.

O acervo da BU reúne atualmente mais de 82 mil publicações e é dividido em três grupos: a Coleção Especial de Publicações da UFSC (CEPU); a Coleção Especial de Teses e Dissertações (CETD); e trabalhos acadêmicos. Na CEPU, estão incluídos os livros publicados pela Editora da Universidade (EdUFSC); livros e periódicos publicados pelas unidades acadêmicas e administrativas da instituição; produções relacionadas à contratação de professores, como relatórios, aulas, monografias exigidas em concursos; produções variadas de programas, laboratórios e eventos, em uma variedade de conteúdos e suportes. Esse acervo é composto por exemplares em formato impresso e digital, sendo a versão on-line disponibilizada no Repositório Institucional da Universidade (RI/UFSC).

No momento, ainda não é possível dimensionar o quantitativo real de publicações da Coleção Especial, uma vez que não há uma estimativa do número das edições digitais. Isso porque essas publicações estão dispersas no RI/UFSC, em comunidades gerenciadas pelas respectivas unidades acadêmicas e administrativas. Cabe ressaltar, no entanto, que a Biblioteca está trabalhando em um projeto de renovação do RI, no qual está prevista a identificação destas publicações, dentre outras ações. Assim, existe hoje o registro do total somente das publicações impressas na CEPU: 3.693 títulos.

Já a CETD é formada por teses e dissertações produzidas na UFSC nas versões impressas e digitais, sendo o formato físico disponibilizado em exemplar único. Porém, desde 1º de agosto de 2019, os trabalhos de conclusão de curso em nível de mestrado e doutorado passaram a ser entregues apenas na versão digital, sendo catalogados no Sistema Pergamum – sistema de gerenciamento do acervo da BU/UFSC – e replicados no RI/UFSC. O total de trabalhos (físicos e digitais) nesta coleção é de 40.525 títulos.

Por fim, o total de trabalhos acadêmicos da graduação registrados atualmente na Biblioteca é de 38.269 produções. Uma resolução do Conselho Universtário (CUn), publicada em 2019, teve como objetivo sistematizar a divulgação dessas obras, estabelecendo que a partir do segundo semestre daquele ano elas deveriam ser depositadas no repositório. De lá para cá, a BU/UFSC atua na sensibilização das coordenações para o cumprimento da norma e sugere ainda a inserção dos títulos retrospectivos, de forma a ampliar a divulgação desta coleção.

Envio para Biblioteca Nacional
Além de garantir o depósito legal nos sistemas institucionais da UFSC, a equipe da BU providencia também o envio das publicações para a Biblioteca Nacional (BN), ação obrigatória regulamentada pela Lei nº 10.994, de 14 de dezembro de 2004. Antes disso, o encaminhamento de obras à BN, localizada no Rio de Janeiro, era definido por um decreto de 1907 e outros atos publicados ainda no período do Império. “A Biblioteca Universitária da UFSC tem 56 anos de existência e busca cumprir as legislações em vigor. Portanto, acreditamos que esta prática é realizada desde que nos constituímos enquanto biblioteca. Até onde é de nosso conhecimento, a formalização da responsabilidade da BU no envio da produção da UFSC à Biblioteca Nacional remonta ao ano de 2016”, revela a bibliotecária-documentalista Joana Carla Felício.

A atual legislação estabelece que toda publicação oficial, produzida em qualquer meio ou processo, para distribuição gratuita ou venda, deve ser depositada. A UFSC encaminha exemplares das publicações da Editora, da BU/UFSC (publicadas pelo Serviço BU Publicações) e demais publicações das unidades administrativas e acadêmicas da instituição, quando solicitado. Este depósito legal deve ser efetivado até 30 dias após a publicação da obra, cabendo ao seu editor e ao autor verificar a efetivação desta medida. As cópias são encaminhadas apenas em formato impresso, visto que não há definição de como deve ser realizado o envio de obras digitais nem de que forma serão disponibilizadas ao público.

O depósito legal de publicações da UFSC refere-se à entrega obrigatória das publicações editadas pelas unidades acadêmicas ou administrativas da Universidade, como as publicações da Editora da UFSC e as produções de grupos de pesquisa, laboratórios, programas de pós-graduação, departamentos, centros de ensino, etc. São aceitas obras de cunho literário ou técnico-científico; livros de autoria única ou compartilhada; coletânea de capítulos de diferentes autores; anais de congressos, encontros, seminários; guias, manuais e cartilhas elaborados para ampla divulgação. No entanto, não é previsto o depósito de obras de divulgação restrita (por exemplo, materiais usados exclusivamente em sala de aula); obras não editadas (rascunhos, versões não revisadas, diagramadas, etc.); e obras que não puderem ser incluídas nas coleções da BU.

As publicações impressas devem ser depositadas na quantidade mínima de três exemplares, que devem ser entregues no Serviço de Seleção e Aquisição da DECTI, localizada no térreo da Biblioteca Central, em Florianópolis, ou nas Bibliotecas Setoriais dos campi de Araranguá, Blumenau, Curitibanos e Joinville. As obras impressas da Editora da UFSC são depositadas com, no mínimo, 15 exemplares, sendo que a BU envia um dos exemplares recebidos para a Biblioteca Nacional. Já o depósito legal da versão digital (e-book), deve ser encaminhado no formato PDF/A, por meio da submissão no Repositório Institucional da UFSC (clique aqui para detalhes sobre o depósito de arquivos digitais).

Atualmente, não há um prazo para o depósito legal na BU para publicações de produções das unidades administrativas ou acadêmicas. Contudo, recomenda-se que ele seja feito logo após a publicação, pois, além de reunir e preservar a produção institucional, o depósito legal é também uma forma de divulgar as publicações para a comunidade universitária e para a sociedade em geral. As unidades que não encaminham essas publicações estão descumprindo uma normativa institucional e ficam sujeitas às penalidades administrativas. Dúvidas podem ser encaminhadas para o e-mail doacao.bu@contato.ufsc.br ou pelo Portal de Atendimento da BU.

Depósito legal para teses e dissertações

A entrega da versão definitiva de trabalhos de conclusão de curso da pós-graduação em nível de mestrado e doutorado (teses e dissertações) devem levar em consideração as recomendações da banca examinadora e ser depositada na Biblioteca Universitária da UFSC em até 90 dias após a data da defesa. Os casos de descumprimento desta norma são encaminhados à Pró-Reitoria de Pós-Graduação (PROPG). O estudante que não faz o depósito legal de seu trabalho, em conformidade com as orientações, está sujeito a penalidades que podem culminar na não obtenção do diploma. Por motivo de força maior, é possível solicitar à secretaria de pós-graduação do respectivo programa a autorização para entrega de sua dissertação ou tese fora do prazo estipulado pela banca, cujo pedido deve ser apreciado pelo colegiado.

Para encaminhar a versão final do trabalho, o concluinte deve usar o modelo disponibilizado pela BU, incluir a ficha catalográfica para trabalhos acadêmicos e a página para as assinaturas digitais. O texto deve ser salvo no formato PDF/A diretamente no editor de texto (Word, LibreOffice Writer, etc.) ou ser convertido de PDF para PDF/A. Depois disso, o arquivo deve ser carregado no Assin@UFSC e seu link enviado para assinatura pelo(a) orientador(a) e pela coordenação do programa de pós-graduação. Uma vez assinado, o estudante precisa preencher o formulário no Portal de Atendimento Institucional (PAI), anexar o arquivo, enviar e aguardar a verificação pela BU. Estes passos estão explicados detalhadamente no Manual para entrega de teses e dissertações na BU/UFSC.

O material depositado será disponibilizado na internet seguindo a ordem de chegada ao PAI para a sua inclusão no catálogo da Biblioteca Universitária e, posteriormente, será migrado para o Repositório Institucional da UFSC. Este prazo depende do volume de entrega de trabalhos depositados na Biblioteca. Caso exista alguma necessidade de prioridade, o aluno pode realizar um pedido informando a situação, solicitando a urgência ao setor que realiza a catalogação deste material. Para mais informações, os interessados podem entrar em contato pelo e-mail teses@contato.ufsc.br.

Depósito legal de TCCs da graduação

Os TCCs da graduação, por sua vez, são recebidos de forma obrigatória apenas em formato digital (PDF/A), via depósito no Repositório Institucional, sob responsabilidade das coordenações dos cursos de graduação.